Preseljenje ureda rijetko zapne zbog samog prijevoza. Problemi nastaju ranije - kada nitko nije zadužen za koordinaciju ili kada IT odjel za selidbu sazna tjedan dana unaprijed. Korporativna selidba je projekt s rokovima i odgovornim osobama, i tako je treba voditi. U nastavku donosimo selidbe - korak po korak.
Timeline: Što napraviti i kada
Za ured od 10 do 50 radnih mjesta priprema realno traje dva do tri mjeseca. Vrlo je važno detaljno isplanirati proces kako bi selidba prošla što jednostavnije i brže.
| Kada | Što napraviti |
|---|---|
| 3 mjeseca prije | Provjerite otkazni rok najma, imenujte koordinatora i javite se selidbenoj tvrtki |
| 6–8 tjedana prije | Uvid na licu mjesta i ponuda, tlocrt novog prostora, internet na novoj adresi |
| 4 tjedna prije | Obavijest zaposlenicima, klijentima i dobavljačima |
| 2 tjedna prije | Pakiranje arhive, odvoz starog namještaja i opreme |
| 1 tjedan prije | Upute zaposlenicima, etikete po odjelima, dozvola za parkiranje vozila |
Jedan koordinator za cijelu selidbu
Svaka uspješna uredska selidba ima jednu osobu koja drži sve konce i zna tko je za što zadužen. Uz nju, odredite odgovornu osobu po odjelu, IT osobu i nekoga tko dočekuje ekipu na novoj lokaciji. S naše strane, svakoj korporativnoj selidbi dodjeljujemo osobnog koordinatora, pa vaš tim uvijek ima jednu kontakt osobu.
IT oprema i povjerljivi podaci
- Napravite potpuni backup prije odspajanja i provjerite da se može vratiti
- Servere i mrežnu opremu prevozite kao specijalni teret, uz dodatnu zaštitu
- Dokumente s osobnim podacima pakirajte u zatvorene kutije i vodite njihov popis
- Dokumentaciju koju više ne trebate čuvati dajte na uništavanje umjesto da je selite
Selidba vikendom: kako to izgleda u praksi
Većinu korporativnih selidbi radi se izvan radnog vremena, kako bi vaši zaposlenici u ponedjeljak nastavili s radom. Prometna situacija u Zagrebu tijekom radnog tjedna zna biti nepredvidiva i uzrokovati kašnjenja.:
- Petak popodne - zaposlenici pakiraju osobne stvari i radno mjesto, IT gasi i odspaja opremu
- Subota - demontaža namještaja, utovar, transport i istovar na novoj lokaciji
- Nedjelja - montaža namještaja prema tlocrtu, spajanje opreme i provjera mreže
- Ponedjeljak ujutro - zaposlenici dolaze na postavljena radna mjesta
Savjet: Numerirajte radna mjesta na tlocrtu novog ureda i istim brojem označite kutije i namještaj. Ekipa za selidbu tada bez pitanja zna gdje što ide.
Zaključak
Uspješna selidba ureda počinje dva do tri mjeseca prije dana preseljenja. S jednim koordinatorom, jasnim IT planom i selidbom preko vikenda, tvrtka mijenja adresu bez izgubljenog radnog dana.
Planiratepreseljenje ureda? Kontaktirajte nas za besplatnu procjenu - dogovorit ćemo termin i isplanirati sve detalje kako bi vaša selidba prošla mirno.